Algemeen

Ryo Dojo hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Ryo Dojo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Ryo Dojo zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Ryo Dojo
  • Zetel:  Raymond Lauwersstraat 12 – 1560 Hoeilaart
  • Emailadres: info@ ryodojo.be
  • Telefoon: +32 491 07 37 56

 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Ryo Dojo verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Ryo Dojo (uitvoering overeenkomst)
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

 

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen  :

  • Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer(s), e-mail, familierelaties
  • Rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Karate gerelateerde gegevens: IFK membership, graad, deelgenomen examens, wedstrijden, trainingsmomenten en certificaten.

 

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden binnen onze organisatie enkel verwerkt door bestuursleden van de vereniging.

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting bij Hostgator);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. Twizzit, …);
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

 

We geven jouw gegevens ook in het kader van jouw lidmaatschap door aan deze organisaties:

  • De Belgische Federatie voor Kyokushin Karate (BFKK): Deze nationale organisatie verbindt onze sportschool zowel met de Vlaamse erkende federatie VVA als met de internationale karate federatie IFK.
  • De Vlaamse Vechtsport Associatie (VVA): Onze organisatie is via de Belgische Federatie voor Kyokushin verbonden met deze Vlaamse erkende federatie. Zij regelen ook de verzekering tegen lichamelijke schade.
  • De International Federation of Kyokushin (IFK): Deze wereldorganisatie legitimeert onze karateschool binnen de karatestijl die we aanbieden. Gezien dit in het Verenigd Koninkrijk gevestigd is, vragen we daarvoor ook jouw expliciete toestemming.
  • Sport Vlaanderen: De Vlaamse Vechtsport Associatie geeft jouw gegevens door aan de Vlaamse administratie.

 

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

  

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Bewaartermijn

Ryo Dojo  bewaart persoonsgegevens minstens voor de termijn dat op grond van de wet is vereist.

Vanuit het doel om deelnemers te informeren, bewaren de gegevens van mensen bij ons karate volgden als contact zodat we ze blijvend op de hoogte kunnen houden over onze sportschool nadat hun lidmaatschap beëindigd werd.

Ryo Dojo verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan de gebruiker zelf wenst. De gebruiker kan zijn gegevens ten allen tijde zelf verwijderen.

 

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

 Alle personen die namens Ryo Dojo van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.  Alle gegevens die wij over je bewaren kan je steeds inzien via de Twizzit-app die we gebruiken.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

 

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

 

Wijziging privacyverklaring

Ryo Dojo  kan de privacyverklaring steeds wijzigen.  De laatste wijziging gebeurde op 2/04/2021.